Case

Documentverwerking: data die zonder overtypen in je systeem komt

Ongestructureerde zakelijke documenten omzetten in gestructureerde, bruikbare gegevens, met een verwerkingsstap op basis van AI en controle door een medewerker waar dat nodig is.

Feiten van de case

Klantproject

Uitgangssituatie: Documenten met de hand nalopen en overtypen remde de volgende stappen en kostte het team uren.
Wat we bouwden: Een werkstroom die documenten leest, de gegevens eruit haalt en ordent, en ze klaar voor menselijke controle aanlevert.

Context

Het werk zat vooral in lezen, overnemen en controleren voordat het team verder kon

Het team verwerkte veel complexe documenten met belangrijke operationele gegevens, maar het handmatig overnemen van die gegevens kostte medewerkers veel uren.

Herhaalde controlerondes zorgden voor vertraging in de vervolgstappen en dwongen ervaren mensen tot saai overtypwerk.

Belangrijke keuzes

Hoe de documentverwerking een vast onderdeel van het werk werd

AI is één stap binnen een breder werkproces, geen losse demo.
De uitkomst is netjes gestructureerd en direct bruikbaar in de operatie.
Op de belangrijke momenten blijft een medewerker meekijken en controleren.
De gegevens komen zonder overtypen in de bestaande bedrijfssystemen terecht.

Aanpak

Van ongestructureerde bestanden naar schone, bruikbare gegevens

Afbakening

Kiezen welk type document de meeste controlelast veroorzaakte.

Ontwerp van de verwerking

Tekstherkenning (OCR), instructies voor het taalmodel, controle van het gegevensformaat en de uitvoer vastleggen.

Koppeling

De verwerking direct aansluiten op de software waarmee het team werkt.

Bijstellen

De nauwkeurigheid stap voor stap verbeteren op basis van echte uitzonderingen.

Gerelateerd

Kost het handmatig controleren van documenten je team te veel tijd? Majotek helpt je dat proces opnieuw in te richten.

Sneller en nauwkeuriger werken, zonder het overzicht te verliezen.

Vertel ons over je project Plan een gesprek van 30 min