Analyse
In kaart brengen van knelpunten, dubbel invoerwerk en blinde vlekken in de opvolging.
Case
Platform voor het beheer van leerlingtoelating
Een project om het opvolgen van geïnteresseerde gezinnen en het toelatingsproces beter te organiseren: meer overzicht, minder versnippering en betere samenwerking binnen het team.
Feiten van de case
Klantproject- Uitgangssituatie
- Informatie over gezinnen en aanmeldingen zat in verschillende bronnen, dus niemand wist waar elk dossier stond.
- Wat we bouwden
- Een webplatform voor opvolging met duidelijke statussen, een activiteitenlog en rapportages voor de directie.
Een toelatingsproces loopt vast als opvolging, documenten en rapportage los van elkaar staan
Het toelatingsproces van een school omvat eerste aanvragen, opvolging van gezinnen, het aanleveren van documenten, de overgang tussen fases en het overzicht dat de schoolleiding nodig heeft.
Als dat traject draait op e-mailketens, losse spreadsheets en notities, verliest het toelatingsteam de context en heeft de schoolleiding geen betrouwbaar beeld van de verwachte inschrijvingen.
Wat de oplossing in de praktijk moest regelen
- Eén plek voor de opvolging van gezinnen en de volledige contacthistorie.
- Duidelijke, zichtbare fases in het toelatingsproces.
- Een activiteitenlog en overzicht van openstaande taken.
- Bruikbare rapportages en prognoses voor de schoolleiding.
- Geen losse spreadsheets en verspreide e-mails meer.
Hoe het team een werkbare basis kreeg
Functioneel ontwerp
Rollen, fases, benodigde acties en rapportagebehoeften op een rij zetten.
Bouw
Het platform voor de dagelijkse operatie en het overzicht voor het team ontwikkelen.
Ingebruikname
Werkwijzen bijstellen op basis van het dagelijkse gebruik en de nieuwe werkwijze laten landen.
Gerelateerd
Diensten en artikelen die bij deze case horen
Software op maat
Onze dienst voor interne platforms en systemen om processen op te volgen.
Architectuur en beveiliging in bedrijfssoftware
Praktische gids voor systemen die logboeken, statusbeheer en betrouwbare rapportage nodig hebben.
Van Excel naar software op maat
Waar je op let als je dagelijkse werk niet meer in spreadsheets past.
De volgende stap
Heeft jouw organisatie een eigen platform nodig om een belangrijk proces op orde te krijgen? Majotek kijkt graag met je mee.
We bouwen tools die echt gebruikt worden, geen logge standaardsoftware.
